Forma la zi
Pret: 13,00 RON cu TVA
Doriţi o formă actualizată, la zi (20.02.2018), a acestui act? Cumpăraţi acum online, rapid şi simplu actul (varianta PDF) sau alegeţi un abonament!
PROCEDURĂ din 23 ianuarie 2018de control al activităţii desfăşurate de aparatul propriu şi entităţile aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni
EMITENT
  • MINISTERUL PENTRU ROMÂNII DE PRETUTINDENI
  • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 135 din 13 februarie 2018Data intrării în vigoare 13-02-2018

    Notă
    Aprobată prin Ordinul nr. 24 din 23 ianuarie 2018, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 135 din 13 ianuarie 2018.
    Articolul 1Aparatul de control. Competenţa de exercitare a acţiunilor de control(1) Activitatea desfăşurată de aparatul propriu şi entităţile aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni va fi verificată de Corpul de control al ministrului pentru românii de pretutindeni, în conformitate cu atribuţiile şi competenţele stabilite prin prezenta procedură şi prin regulamentul de organizare şi funcţionare, aprobat prin ordin al ministrului pentru românii de pretutindeni.(2) Corpul de control al ministrului pentru românii de pretutindeni are competenţă în efectuarea activităţii de control în cadrul aparatului propriu şi al entităţilor aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni.Articolul 2Definirea acţiunii de controlAcţiunea de control reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se verifică activitatea desfăşurată de aparatul propriu şi entităţile aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni sau de către personalul din cadrul acestora în exercitarea funcţiilor publice şi/sau a sarcinilor de serviciu, sub aspectul legalităţii, regularităţii şi oportunităţii, în vederea identificării şi corectării deficienţelor şi abaterilor, stabilirii responsabilităţilor, precum şi a analizării cauzelor, deficienţelor şi abaterilor constatate pentru prevenirea survenirii acestora.Articolul 3
    Factori generatori ai activităţii de controlActivitatea de control poate fi generată de următorii factori:a) planul de activitate al corpului de control, aprobat de ministrul pentru românii de pretutindeni;b) solicitări ale ministrului pentru românii de pretutindeni;c) dispoziţii ale ministrului pentru românii de pretutindeni, în baza informaţiilor sau sesizărilor din mass-media;d) autosesizări ale Corpului de control al ministrului cu privire la informaţii considerate relevante, care justifică efectuarea unei acţiuni de control, cu aprobarea ministrului pentru românii de pretutindeni;e) solicitări formulate de autorităţi şi/sau instituţii publice, la nivelul conducerii Ministerului pentru Românii de Pretutindeni;f) petiţii/sesizări care cuprind indicii şi documente justificative, cu privire la efectuarea de operaţiuni, desfăşurarea de activităţi sau realizarea de acţiuni cu abateri de la prevederile legale, săvârşite la nivelul aparatului propriu şi al entităţilor aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni;
    g) dispusă în condiţiile legii de organele judiciare.
    Articolul 4Atribuţiile Corpului de controlCorpul de control are următoarele atribuţii principale:a) efectuează acţiuni de control prin care verifică activitatea desfăşurată de aparatul propriu şi entităţile aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni sau de personalul din cadrul acestora, în exercitarea funcţiilor publice şi/sau a sarcinilor de serviciu, sub aspectul legalităţii, regularităţii şi oportunităţii, în vederea identificării şi corectării deficienţelor şi abaterilor, stabilirii responsabilităţilor, precum şi a analizării cauzelor deficienţelor şi abaterilor constatate pentru prevenirea survenirii acestora;b) propune măsuri operative pe durata acţiunilor de control şi/sau măsuri corective şi de prevenire la finalizarea acţiunilor de control, conform prevederilor legale;c) întocmeşte acte de control, ca urmare a finalizării acţiunilor de control;
    d) monitorizează modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse prin actele de control încheiate, în termenele prevăzute.
    Articolul 5Drepturile organelor de controlÎn îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, organele de control din cadrul Corpului de control prevăzut la art. 1 au dreptul:a) să solicite de la reprezentanţii structurii controlate, verbal şi/sau în scris, transmiterea cu celeritate a datelor, informaţiilor, situaţiilor, documentelor şi copiilor certificate ale documentelor, referitoare la aspectele care fac obiectul activităţii de control;b) să solicite transmiterea cu celeritate a punctelor de vedere de la alte structuri din cadrul Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, în scopul lămuririi unor aspecte care fac obiectul acţiunilor de control şi care intră în atribuţiile acestora;c) să solicite informaţii, puncte de vedere şi documente, după caz, de la instituţii publice, autorităţi publice, operatori economici şi/sau de la persoane fizice care au legătură cu structura/ persoana controlată, în măsura în care consideră că aspectele care fac obiectul acţiunii de control necesită informaţii suplimentare;
    d) să solicite note explicative, în orice etapă a acţiunii de control, în vederea clarificării şi definitivării constatărilor privind împrejurările şi cauzele care au condus la apariţia abaterilor şi deficienţelor;e) să sesizeze, cu aprobarea ministrului pentru românii de pretutindeni, structurile sau organele competente, abilitate de lege, atunci când, ca urmare a acţiunii de control, constată fapte prevăzute de lege ca abateri disciplinare sau au luat cunoştinţă de săvârşirea unei infracţiuni, în condiţiile prevăzute de legea penală;f) să utilizeze aplicaţii informatice specifice, conform competenţelor legale, în vederea obţinerii de informaţii relevante necesare, care au legătură cu obiectivele acţiunii de control;g) să colaboreze cu reprezentanţii altor instituţii ale statului în limitele competenţelor legale şi ale mandatului primit, în vederea desfăşurării operative a acţiunii de control.
    Articolul 6
    Obligaţiile aparatului propriu şi entităţilor aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni care fac obiectul acţiunilor de controlPersonalul de conducere şi de execuţie din cadrul aparatului propriu şi al entităţilor aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni are următoarele obligaţii:a) să pună la dispoziţia organelor de control documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite;b) să dea note explicative, în condiţiile stabilite de organul de control, în situaţiile necesare clarificării şi definitivării constatărilor privind împrejurările şi cauzele unor posibile abateri şi deficienţe;c) să pună la dispoziţia organelor de control un birou dotat cu logistica necesară, separat de personalul propriu, în care să îşi desfăşoare activitatea pe parcursul acţiunii de control;d) să ofere tot sprijinul necesar pentru desfăşurarea în bune condiţii a acţiunii de control;e) să ducă la îndeplinire şi să aplice măsurile dispuse în sarcina acestora, în termenele stabilite, şi să informeze structura de control asupra modului de implementare a acestora.
    Articolul 7Desemnarea echipei de control(1) Desemnarea echipei de control şi îndeplinirea dispoziţiei de către persoanele desemnate în echipa de control se fac cu respectarea regimului juridic al conflictului de interese, stabilit potrivit legii.(2) Atunci când se impune, în acţiunile de control care se efectuează de Corpul de control al ministrului pentru românii de pretutindeni se pot atrage specialişti, din cadrul aparatului propriu şi al entităţilor aflate în subordinea, în coordonarea şi sub autoritatea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, întro echipă de control mixtă, cu aprobarea ministrului pentru românii de pretutindeni.Articolul 8Pregătirea acţiunilor de control(1) Înaintea desfăşurării unei acţiuni de control se va efectua o documentare, care constă în analiza elementelor esenţiale şi specifice ale activităţii care urmează a se controla, pe baza cărora se identifică obiectivele acţiunii de control.(2) Obiectivele acţiunii de control se vor cuprinde într-o tematică de control, care va sta la baza acţiunii de control.(3) În vederea efectuării unei acţiuni de control se întocmeşte un ordin de control, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezenta procedură.(4) Ordinul de control cuprinde următoarele elemente:a) numărul şi data de înregistrare;b) denumirea structurii de control care efectuează acţiunea de control;c) temeiul legal în baza căruia se efectuează acţiunea de control;d) perioada de desfăşurare a acţiunii de control la sediul structurii verificate;e)
    scopul acţiunii de control;
    f) obiectivele acţiunii de control;g) numele, prenumele şi funcţiile membrilor echipei de control şi ale coordonatorului acesteia, după caz.
    (5) Pentru acţiunile de control care se efectuează de Corpul de control, ordinul de control se aprobă de ministrul pentru românii de pretutindeni.
    Articolul 9Desfăşurarea acţiunilor de control
    (1) La începerea unei acţiuni de control, care se desfăşoară la sediul structurii verificate, organele de control se vor prezenta la conducătorul acesteia, se vor legitima şi vor prezenta ordinul de control.(2) Pe parcursul desfăşurării unei acţiuni de control se vor solicita structurii verificate date, informaţii, situaţii şi documente care au legătură cu obiectivele de control şi se va proceda la verificarea şi analizarea cu obiectivitate a acestora, în raport cu reglementările legale aplicabile.(3) Echipa de control poate solicita puncte de vedere de la alte structuri din cadrul Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, în cazul în care aspectele care fac obiectul acţiunii de control intră în atribuţiile acestor structuri.(4) În situaţia în care aspectele care fac obiectul acţiunii de control necesită informaţii suplimentare, se pot solicita informaţii, puncte de vedere şi documente, după caz, de la instituţii publice, autorităţi publice, operatori economici şi/sau de la persoane fizice care au legătură cu structura/persoana controlată.(5) Membrii echipei de control pot utiliza baze de date informatice specifice, la care au drepturi de acces, în vederea obţinerii de informaţii relevante, care sunt necesare pe parcursul derulării acţiunilor de control.(6) În cazurile în care se constată abateri sau deficienţe, se vor solicita de la persoanele responsabile explicaţii scrise, sub forma notelor explicative, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2, care face parte integrantă din prezenta procedură.(7) În situaţiile în care se impune, se va proceda la colaborarea cu reprezentanţii altor instituţii ale statului, în limitele competenţelor legale şi ale mandatului primit.
    (8) Pentru deficienţele constatate pe durata acţiunilor de control, care necesită a fi remediate într-un termen scurt, se vor propune măsuri corespunzătoare cu operativitate. Măsurile propuse de Corpul de control se vor transmite spre aprobare ministrului pentru românii de pretutindeni.
    Articolul 10Forme, metode şi procedee de controlOrganele de control pot aplica pe parcursul desfăşurării unei acţiuni de control, în realizarea atribuţiilor, următoarele forme, metode şi procedee de control, separat sau combinat:1. Forme:a) control general, care constă în acţiunea de verificare a tuturor activităţilor şi operaţiunilor specifice desfăşurate de structura şi/sau personalul supus verificării, raportat la obiectivele stabilite, pentru perioada supusă controlului;b) controlul parţial, care constă în activitatea de verificare a uneia sau a mai multor activităţi şi/sau operaţiuni specifice desfăşurate de structura şi/ori personalul supus verificării, raportat la obiectivele stabilite, pentru perioada supusă controlului.
    2. Metode:a) control secvenţial, care constă în acţiunea de verificare a documentelor, cronologic şi/sau sistematic, rezultate în urma activităţilor şi operaţiunilor specifice desfăşurate de structura şi/ori personalul supus verificării;b) controlul prin sondaj, care constă în activitatea de verificare selectivă a unor activităţi efectuate, operaţiuni semnificative şi documente justificative, pe perioada supusă controlului;c) controlul electronic, care constă în activitatea de verificare a documentelor justificative ale structurii verificate, stocate în mediu electronic, precum şi de verificare a informaţiilor relevante necesare, care au legătură cu obiectivele acţiunii de control, stocate în programele informatice specifice la care are drepturi de acces, conform competenţelor legale;d) control documentar, care constă în activitatea de documentare a uneia sau a mai multor activităţi şi/sau operaţiuni specifice desfăşurate de structura şi/ori personalul supus verificării, raportat la obiectivele stabilite, pentru perioada supusă controlului.3. Procedee:a) controlul încrucişat, care constă în activitatea de verificare a documentelor justificative ale structurii verificate, în corelaţie cu cele deţinute de alte structuri şi/sau persoane;b)
    controlul faptic, care constă în activitatea de verificare a datelor scriptice, prezentate de structura verificată, în corelare cu situaţiile faptice. Controlul faptic se desfăşoară la faţa locului, pe terenuri, în încăperi, în depozite şi în orice alte incinte, doar în măsura în care acest lucru este necesar pentru a face constatări în legătură cu obiectivele de control.
    Articolul 11Finalizarea acţiunilor de control(1) La finalizarea acţiunilor de control care s-au desfăşurat la structura verificată se vor restitui, după caz, toate documentele solicitate şi puse la dispoziţie de reprezentanţii acesteia şi se vor păstra, dacă este cazul, copiile documentelor certificate conform cu originalul, în vederea anexării la actele de control.(2) Reprezentantul structurii verificate va da o declaraţie scrisă, pe propria răspundere, din care să rezulte că au fost puse la dispoziţie toate documentele şi informaţiile solicitate de echipa de control, iar acestea au fost restituite la finalizarea acţiunii de control.(3) Organul de control întocmeşte, la finalizarea acţiunilor de control, acte în care consemnează aspectele constatate ca urmare a verificării obiectivelor de control stabilite şi care cuprind concluzii şi propuneri de măsuri, formulate cu obiectivitate.
    (4) Pentru abaterile şi deficienţele constatate se vor stabili persoanele responsabile şi se vor propune măsuri corective în vederea remedierii acestora şi/sau de prevenire, conform prevederilor legale, în sarcina structurilor sau persoanelor verificate.(5) Pentru faptele constatate, prevăzute de lege ca abateri disciplinare, se va propune sesizarea comisiei de disciplină competente, în vederea analizării acestora sau în vederea sesizării organelor abilitate, în situaţiile în care sunt indicii că faptele săvârşite de personalul de conducere şi/sau de execuţie pot angaja răspunderea civilă, contravenţională sau penală.(6) În cazul în care, ca urmare a acţiunii de control, organele de control au luat cunoştinţă de săvârşirea unei infracţiuni, în condiţiile prevăzute de legea penală, se va propune sesizarea organelor de urmărire penală, abilitate de lege.
    Articolul 12Valorificarea acţiunilor de control(1) După aprobarea actelor de control prevăzute la art. 14 alin. (1) lit. a), măsurile dispuse prin acestea se vor comunica structurilor verificate, în vederea implementării acestora, în termenele prevăzute.
    (2) Corpul de control al ministrului pentru românii de pretutindeni va monitoriza modul de ducere la îndeplinire şi de aplicare a măsurilor dispuse prin actele de control, în termenele prevăzute.
    Articolul 13Acte de control(1) Organele de control întocmesc următoarele tipuri de acte de control:a) raport de control, în cazul în care din verificarea obiectivelor s-au constatat abateri şi deficienţe cu privire la activitatea structurii ori a persoanelor verificate sau în cazul în care cel puţin unul dintre aspectele sesizate printr-o petiţie se confirmă, fiind necesară stabilirea persoanelor responsabile şi formularea de propuneri de măsuri în vederea remedierii abaterilor şi deficienţelor;b) notă de control, în cazul în care din verificarea obiectivelor nu s-au constatat abateri şi/sau deficienţe ori acestea, prin volumul şi importanţa lor, nu justifică întocmirea unui raport de control;c) notă de clasare a petiţiei, în cazurile în care petiţia este anonimă, lipsită de datele de identificare a petentului sau când petiţia este repetată şi are acelaşi conţinut;d) notă de soluţionare a petiţiei, în cazurile în care petiţia este lipsită de documente justificative sau acestea sunt irelevante ori când niciunul dintre aspectele sesizate de petent nu se confirmă;e) alte acte de control, în funcţie de specificul şi necesităţile impuse de activitatea de control.(2) Raportul de control conţine, în principal, următoarele elemente:a) date privind acţiunea de control;b) aspecte semnalate;c) scopul şi obiectivele controlului;d) date privind structura/persoana verificată;
    e) constatări - acestea trebuie să fie precise, explicitate faptic, bazate pe date şi documente expuse clar, eliminându-se orice elemente şi descrieri inutile şi neconcludente, care încarcă nejustificat conţinutul raportului de control. Constatările se vor prezenta pentru fiecare obiectiv de control, cu analizarea abaterilor şi/sau a deficienţelor, stabilirea persoanelor responsabile şi a reglementărilor incidente;f) concluziile pentru fiecare obiectiv de control al acţiunii de control; se va prezenta o sinteză a deficienţelor constatate;g) propunerile de măsuri - acestea pot fi: corective, în vederea remedierii deficienţelor constatate, şi/sau de prevenire, după caz, şi se vor dispune, conform prevederilor legale, în sarcina structurilor şi persoanelor verificate;h) propunerile de sesizare a structurilor competente, în condiţiile art. 11 alin. (5) şi (6), dacă este cazul;i) propunerile de informare a unor autorităţi publice, instituţii publice sau direcţii de specialitate din cadrul Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, dacă este cazul.
    (3) La toate actele de control întocmite se vor anexa documente justificative, informaţii şi situaţii relevante, care au făcut obiectul analizei şi verificării.
    (4) Circuitul de avizare şi aprobare a actelor de control este următorul: rapoartele de control, notele de control, notele de clasare şi notele de soluţionare a petiţiilor, precum şi alte acte de control, în funcţie de specificul şi necesităţile impuse de activitatea de control, întocmite la nivelul Corpului de control, se înaintează spre aprobare ministrului pentru românii de pretutindeni.
    Articolul 14Abateri disciplinare(1) Constituie abateri disciplinare, în condiţiile art. 45 alin. (1) şi art. 77 alin. (2) lit. j) prima teză din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, următoarele fapte:a) refuzul nejustificat al funcţionarilor publici de execuţie sau de conducere, implicaţi în activitatea verificată, de a transmite informaţiile şi documentele solicitate cu ocazia efectuării acţiunilor de control, cu referire la prevederile art. 6 lit. a);b) refuzul nejustificat al funcţionarilor publici de execuţie sau de conducere, implicaţi în activitatea verificată, de a da note explicative, în condiţiile stabilite de organul de control, în situaţiile necesare clarificării şi definitivării constatărilor privind împrejurările şi cauzele unor posibile abateri şi deficienţe, cu referire la prevederile art. 6 lit. b).
    (2) Constituie abateri disciplinare, în condiţiile art. 241 şi următoarelor, inclusiv art. 252, din titlul XI al Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, următoarele fapte:a) refuzul nejustificat al personalului contractual de execuţie sau de conducere, implicat în activitatea verificată, de a transmite informaţiile şi documentele solicitate cu ocazia efectuării acţiunilor de control, cu referire la prevederile art. 6 lit. a);b) refuzul nejustificat al personalului contractual de execuţie sau de conducere, implicat în activitatea verificată, de a da note explicative, în condiţiile stabilite de organul de control, în situaţiile necesare clarificării şi definitivării constatărilor privind împrejurările şi cauzele unor posibile abateri şi deficienţe, cu referire la prevederile art. 6 lit. b).
    Anexa nr. 1la procedură- Model -
    MINISTERUL PENTRU ROMÂNII DE PRETUTINDENICompartimentul Corpul de control al ministruluiNr. ………./…../……….ORDIN DE CONTROLla .........................................Având în vedere:– prevederile Regulamentului de organizare şi funcţionare al Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, aprobat prin Ordinul ministrului pentru românii de pretutindeni nr. 23/2017*;Notă
    * Ordinul ministrului pentru românii de pretutindeni nr. 23/2017 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
    – Planul de control pe anul .............,
    în temeiul art. 5 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 17/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului pentru Românii de Pretutindeni, precum şi pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr. 857/2013 privind organizarea şi funcţionarea Institutului „Eudoxiu Hurmuzachi“ pentru românii de pretutindeni, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul pentru românii de pretutindeni emite prezentul ordin de control.
    Articolul 1Corpul de control al ministrului pentru românii de pretutindeni va efectua o acţiune de control la ....................., în perioada ..................... .Articolul 2Obiectivele controlului sunt următoarele:1. ............................................................2. .............................................................
    Articolul 3Perioada supusă controlului ..................................................................Articolul 4Controlul se va efectua de către o echipă de control formată din:1. numele şi prenumele - funcţia;2. numele şi prenumele - funcţia;3. numele şi prenumele - funcţia.Misiunea de control va fi coordonată de ...................................................... numele şi prenumele - funcţia .......................
    Articolul 5La finalizarea controlului se va întocmi un raport de control care va fi prezentat spre aprobare ministrului pentru românii de pretutindeni.Ministrul pentru românii de pretutindeni,....................................Compartimentul Corpului de Control al ministrului,....................................................
    Anexa nr. 2la procedură- Model -NOTĂ EXPLICATIVĂSubsemnatul (a), ..........................., având funcţia de ................... în cadrul ..............., de la data de ..../..../...., telefon .............., la întrebările puse de ............, având funcţia/funcţiile de ......... în cadrul Ministerului pentru Românii de Pretutindeni - Compartiment Corp control ......, dau următoarele explicaţii:1. Întrebare: ................................................................1. Răspuns: ................................................................2. Întrebare: ................................................................2. Răspuns: ................................................................3.
    Mai aveţi ceva de adăugat?................................................................
    Data şi semnătura.........................Dată în faţa noastră,echipa de control intern,.....................................................................................................................(numele, prenumele, funcţia, semnătura)
    -----